Egen fastighetsdrift ger bättre insyn
Egen felanmälan är ett måste oavsett om driften sköts av ett externt bolag eller egen personal. Den erfarenheten gjorde AMF Fastigheter, som nu valt att ta hem driften i egen regi.
AMF har under många år haft externa driftbolag som skött den dagliga driften av byggnadernas teknik; ventilation, värme och kyla. Det har handlat om förebyggande underhåll, ronderingar, reparationer samt tjänsten felanmälan. Ett undantag har varit Gallerian i centrala Stockholm, som hela tiden skötts av egen personal.
Förra året bildades AMF Fastigheter, och i samband med detta gjordes en omorganisation med sikte på att öka fokus på kunderna, alltså hyresgästerna. Då togs även ett policybeslut om att ha intern drift.
Intern drift mer lönsamt
Charlotta Liljefors-Rosell, som är förvaltningschef för affärsområdet kontor, förklarar:
– Det finns flera faktorer bakom beslutet. Som dotterbolag till AMF ska vi skapa hög avkastning för AMF:s sparare. Att ta hem driften är ekonomiskt lönsamt speciellt om man är långsiktig fastighetsägare.
Vi köper fastigheter för att behålla dem och leva på avkastningen.
– Ett bolag med fokus på att köpa och sälja fastigheter vill inte stå med överflödig personal. Men vi är långsiktiga ägare och vill ha kontinuitet med personal för att skapa bra relationer till kunderna.
Erfarenheterna från upphandlad drift talade för att tjänsternas kvalitet skulle kunna bli bättre internt.
– Upphandling av drift sker bland annat på pris, och det kan innebära att kvaliteten prutas bort. Vi är måna om kvalitet i förvaltningen, understryker Charlotta Liljefors-Rosell.
Ett av företagets övergripande mål är “lycklig kund”.
– Då måste vi kontinuerligt lyssna på hyresgästerna, och det är lättare att vara lyhörd med egen personal. Med externa aktörer är det mycket personalbyten som gör det svårt med kontinuiteten.
Vill skapa vi-känsla
Nu har man skapat små team för varje fastighetsområde med en fastighetschef, en teknisk förvaltare och några fastighetstekniker. Den lilla gruppen ska bidra till att kommunikationen flyter lätt.
– Vi vill också skapa en vi-känsla, det ska vara kul att gå till jobbet. Vi tror det blir roligare att gå till jobbet om man är delaktig i besluten och har nära till dem som utför arbetet.
Även företagets miljömål spelade in i beslutet.
– Vi jobbar mycket med miljö- och energimål. Vi tror att det arbetet blir tydligare med egen personal, säger Michael Eskils som är miljöansvarig.
Överföringen till egen driftpersonal har skett etappvis sedan årsskiftet. Ett viktigt steg är att man skapat ett eget system för felanmälan. Erfarenheten är att felanmälan måste skötas internt, oavsett om själva driften sköts av annat bolag.
– Med egen felanmälan får vi insyn på annat sätt och kan planera vårt arbete. Vi har bättre koll på historiken och vet exakt vad en kund har anmält.
Egen personal innebär också en garant för att fastighetsteknikern verkligen har den kompetens som behövs för bolagets teknik och installationer.
Egen felanmälan
Överföringen av drifterfarenheten från det externa bolaget till AMF Fastigheters nya personal ställde stora krav, bland annat på planering. Man har blandad erfarenhet av resultatet.
– Vissa driftentreprenörer var jättebra med mycket dokumentation om fastigheterna, medan andra hade en ganska dålig överlämning, säger Charlotta Liljefors-Rosell.
Överföringen gjordes till stor del genom att AMF Fastigheters fastighetstekniker gick parallellt under några veckor med driftbolagets personal.
– Mycket av dokumentationen sitter ju i husets installationer, och i driftkillarnas huvud. Så överföringen är väldigt personberoende, en del var duktiga på att föra över, andra hade mindre koll, berättar hon.
Det har inte gått tillräckligt med tid för att kunna göra en ordentlig utvärdering. Men Michael Eskils intygar att driften blivit bättre, inte minst genom att man har daglig insyn.
Åter igen kommer frågan om insyn i felanmälan upp.
– Övergången hade gått smidigare om vi haft insyn i deras felanmälansystem innan vi tog över driften. Det ger en helt annan koll på ärendehanteringen och är en viktig grund för driften, säger han.
Av Björn Åslund, Energi & Miljö nr 10/2011 sid 30-31
- Fakta Förvaltar mest kontor
AMF Fastigheter förvaltar fastigheter till ett värde av cirka 25 miljarder kr. Fastigheterna är främst kontor och handelsfastigheter. Dessa finns i Göteborg och Stockholm, framför allt i Stockholms innerstad.
